Manajemen Pengarsipan pada Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur

Clara Monika Silalahi; Katerina  Bataha

doi:10.37090/bpj.v4i1.1357

Authors

Clara Monika Silalahi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur
Katerina Bataha Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur

DOI:

https://doi.org/10.37090/bpj.v4i1.1357

Abstract

Archives serve as a repository of invaluable information crucial to the organizational sustainability process, capturing diverse historical aspects. The primary objective of archive management is to systematically organize, store, and facilitate access to this information, catering to researchers, historians, scholars, and individuals interested in the study of specific subjects or periods. This research adopts a qualitative descriptive methodology, utilizing observations, documentation, and interviews for data collection. The collected data is then systematically organized and expounded upon using a descriptive approach, providing insights into archival management within the General Bureau of the Provincial Secretariat of East Java. The Sub-Section of Correspondence and Archives within the General Bureau of the Provincial Secretariat of East Java is identified as a key department responsible for archival functions. Notably, archival management in this bureau adheres to the principle of decentralization, granting each section within the General Bureau, including the Household Section, Financial and Asset Administration Section, and Administrative Affairs Section, the autonomy to manage archives independently. The findings of this research affirm that archival management in the General Bureau of the Provincial Secretariat of East Java aligns with the five key aspects of archive management, encompassing the recording of incoming and outgoing correspondence, archival storage, maintenance, depreciation, and disposal of archives. The archival management processes within the General Bureau of the Provincial Secretariat of East Java operate optimally, supported by the availability of adequate human resources and electronic applications.

Keywords: management, archive

References

Amalia, F., & Jumino. (2019). Evaluasi Penyusutan Arsip Di Gedung Penyusutan Arsip Nasional Republik Indonesia (Anri) Berdasarkan Teori Basir Barthos. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 6(1), 1–10.

Anjeli, D., Tita Faulina, S., & Fakih, A. (2022). Sistem Informasi Perpustakaan Sekolah Dasar Negeri 49 OKU Menggunakan Embarcadero XE2 Berbasis Client Server. Jurnal Informatika Dan Komputer (JIK), 13(2), 57–66.

ANRI. (2013). Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip. Menteri Kesehatan Republik Indonesia Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 69(127), 1–16. https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/165259/perka-arsip-nasional-no-25-tahun-2012

Ardiana, S., & Suratman, B. (2020). Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 8(1), 335–348. https://doi.org/10.26740/jpap.v9n2.p335-348

Ardiasni, F., & Suhartono, B. (2022). Pengelolaan Arsip Aktif dalam Mendukung Layanan Arsip pada Biro Umum-Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan. Jurnal Pembangunan Dan Administrasi Publik, 4(2).

Peraturan Gubernur Jawa Timur No 7 Tahun 2013, 1 (2013).

Faridah, F., Febtyanisa, M., & Nuraita, I. (2023). Peran Arsip Kepegawaian dalam Kenaikan Jabatan Pangkat Akademik Dosen: Studi Kasus di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Manajemen (FEM) Institut Pertanian Bogor (IPB). Khazanah:Jurnal Pengembangan Kearsipan, 16.1(1), 1–22.

Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 48 Tahun 2020, 1 (2020).

Indriani, F., & Pramaesheila, F. (2019). Analisis Sistem Penyimpanan Arsip di Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung. Jurnal Administrasi Bisnis, 5(2), 53–66. https://doi.org/10.38204/atrabis.v5i2.250

Indriani, R. A. R. F. (2022). Pemeliharaan Arsip Di Bagian Satuan Layanan Administrasi Pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah Sumatera Selatan Di Palembang. Jurnal Penelitian Ekonomi Manajemen Dan Bisnis, 1(4), 01–14. https://doi.org/10.55606/jekombis.v1i4.493

Irwanto. (2021). Perancangan Sistem Informasi Sekolah Kejuruan dengan Menggunakan Metode Waterfall (Studi Kasus SMK PGRI 1 Kora Serang-Banten). Jurnal Pendidikan, 12(1), 86–107.

Juliati, R., & Lamingthon, N. (2021). Pelaksanaan Manajemen Arsip dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai pada Kantor Camat Kecamatan Tanjung Lago, Kabupaten Banyuasin. JIANA: Jurnal Ilmu Administrasi Negara, 19(3), 262–281. https://doi.org/10.47995/jian.v2i2.13

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018, 1 (2018).

Maydianto, & Ridho, M. R. (2021). Rancang Bangun Sistem Informasi Point of Sale Dengan Framework Codeigniter Pada Cv Powershop. Jurnal Comasie, 04(02), 50–59.

Rusandi, & Muhammad Rusli. (2021). Merancang Penelitian Kualitatif Dasar/Deskriptif dan Studi Kasus. Al-Ubudiyah: Jurnal Pendidikan Dan Studi Islam, 2(1), 48–60. https://doi.org/10.55623/au.v2i1.18

Susanti, M. R., & Puspasari, D. (2020). Analisis Sistem Penyimpanan Dan Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis di PT Artojoyo Langgeng Jaya Abadi (JH Tech Sidoarjo). Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 8(2), 241–251. https://doi.org/10.26740/jpap.v8n2.p241-251